O que é SCRUM? Um guia rápido e bacanudo

SCRUM é um método ágil de gestão de projetos adotado e adorado especialmente por equipes de desenvolvimento. Na prática, Scrum é uma estrutura de trabalho inteligente que permite a uma equipe iniciar um projeto de forma organizada e entregá-lo no menor tempo possível. Daí a expressão “método ágil” (aliás, leia mais sobre isso neste post). Basta que certos papéis, cerimônias e artefatos sejam respeitados, e não haverá grande estresse no percurso. Ficou curioso(a)? Neste guia rápido que preparamos, apresentamos em detalhes o que é Scrum e mostramos por que faz sentido usá-lo – como inúmeras startups e empresas de tecnologia têm feito. Dá só uma olhada!

Como funciona o Scrum?

Como sabemos, todo projeto é um conjunto de tarefas. Pois bem, quando se adota Scrum, todas as tarefas a fazer ficam numa lista conhecida como Product Backlog. Essa lista é definida pelo Project Owner, ou PO.

Para haver produtividade, deve haver um período de tempo para que as atividades sejam feitas, certo? No Scrum, esse período é chamado de Sprint. Geralmente, é de 1-4 semanas.

Ao início de um Sprint, acontece uma reunião de planejamento. Você vai ouvir falar dela como Planning. Nessa reunião, o PO se reúne com a equipe para priorizarem os itens, montando uma nova lista. Essa lista recebe o nome de Sprint Backlog. É nela que a equipe deve trabalhar.

A fim de tornar o fluxo o mais visual possível, as equipes costumam usar um quadro, dividido em colunas, e preenchido com post-its coloridos, que vão sendo transferidos conforme os itens mudam de status. Essa forma de organização intuitiva é de origem japonesa recebe o nome de Kanban. Inclusive, muitos costumam batizar o método híbrido, resultante da fusão dos dois, de Scrumban. 🙂

Scrum Kanban

A cada dia do Sprint, a equipe faz uma breve reunião, de 15 minutos em média, pela manhã. É a Daily Scrum, ou simplesmente Daily. O intuito é compartilhar conhecimento. Todos contam o que fizeram no dia anterior, avaliam dificuldades e, se preciso, repriorizam o trabalho do dia.

Para acompanhar seu progresso diário, algumas equipes adotam um gráfico de Burndown. Para isso, basta determinar quantos pontos cada item vale (conforme a dificuldade de execução) e qual o máximo de pontos daquele Sprint. Assim, o gráfico gerado mostrará a comparação a porção finalizada do trabalho com o total planejado. Veja um exemplo:

No último dia do Sprint, a equipe faz uma Review para apresentar as tarefas realizadas, ou mesmo o produto final – e o que não pôde ser realizado.

Por fim, acontece a última cerimônia: a Retrospectiva. Aqui se trata de refletir o que funcionou e o que deveria mudar no processo de trabalho, na colaboração dos envolvidos etc.

A equipe e o PO partem, então, para o planejamento do próximo Sprint. #vidaquesegue #maonamassa

Recapitulando…

As tarefas do projeto listadas no Product Backlog devem ser realizadas durante um Sprint. Então, o Product Owner convoca uma Planning com a equipe para priorizarem as tarefas, criando o Sprint Backlog. Reuniões diárias acontecem para garantir o bom andamento do projeto. Ao final do Sprint, há uma Review para a equipe demonstrar o trabalho feito aos interessados, e uma Retrospectiva para refletir sobre pontos a melhorar e a manter. A ilustração abaixo é um bom resumo de Scrum:

Scrum

Papéis, Cerimônias e Artefatos de Scrum

O gerenciamento de projetos por Scrum tem seus próprios termos e, como você pode ter notado, envolve cerimônias, artefatos e papéis.

As cerimônias são:

  1. Reunião de planejamento ou Planning
  2. Reunião diária ou Daily
  3. Reunião de revisão ou Review
  4. Retrospectiva

Os artefatos são:

  1. Product Backlog
  2. Sprint Backlog
  3. Gráfico Burndown

Os papéis são:

  1. Product Owner (PO)
  2. Scrum Master
  3. A equipe

 

Como já detalhamos acima cada uma das cerimônias e dos artefatos, a seguir vamos nos focar nos três papéis possíveis de se exercer dentro de um projeto em Scrum. Afinal, que perfil e que responsabilidades cada um deve assumir? Vejamos.

1. Product Owner (PO)

Um(a) PO é uma pessoa expert no produto e em modelos de negócio, que acompanham o que há de mais atual no mercado. Por isso, são capazes de priorizar o trabalho da equipe de forma coerente com o que conhecem. É papel do(a) PO:

  • Definir o Product Backlog e construir com a equipe o Sprint Backlog;
  • Trabalhar de perto com a equipe, garantindo que todos entendem os itens a fazer;
  • Decidir quando acelerar ou manter o ritmo de produção.

2. Scrum Master (SM)

Um termo que ainda não havia aparecido, Scrum Masters são conselheiros, que podem ser convidados para orientar a equipe de projeto e o PO. Seu propósito é tornar o método Scrum ainda mais refinado e produtivo para o projeto em questão e outros futuros. Faz parte do perfil de Scrum Master:

  • Entender profundamente o trabalho que está sendo feito pela equipe antes de ajudá-la a otimizar seu fluxo de entregas;
  • Identificar e solucionar impedimentos e distrações para a equipe que impedem o cumprimento dos prazos e a satisfação no trabalho;
  • Cuidar para que o escopo do Sprint não seja alterado depois de iniciado, mantendo a estimativa de entrega e recursos;

3. A equipe

Se você chegou até aqui, há de concordar que o Scrum talvez seja um dos esquemas mais bem-sucedidos de trabalho em equipe. Não só para desenvolvedores, que têm o Scrum como seu método querido, mas para diversos tipos de equipe que trabalham por projetos.

Em média, um time em Scrum é composto por 5-7 membros, de preferência dotados de habilidades e repertório profissional diversos. O objetivo é que o conhecimento se espalhe e a agilidade seja uma constante no processo.

O diálogo em uma equipe desse tipo é também fundamental para que ninguém se torne um gargalo, mas todos sejam propulsores. Tanto é que feedbacks em que todos avaliam um determinado integrante, citando pontos e sugerindo ações de amadurecimento, são recorrentes no método ágil Scrum.

Por que amar o Scrum? <3

Scrum

Não só desenvolvedores, mas também startups amam o Scrum. O motivo? É justamente porque, como vimos, Scrum é um método que tende a fomentar o sentimento de dono nos membros da equipe. Afinal cada um tem autonomia para controlar seu próprio tempo e energia, para entregar o combinado dentro do Sprint.

Além disso, uma vez que todas as etapas do processo estão acessíveis a todos, cada profissional conhece a diferença que desempenha no projeto. A dedicação tende a ser máxima e, diante de resultados satisfatórios, o orgulho parece inevitável.

Uma equipe Scrum puxa uma certa quantidade de trabalho para fora do Backlog e se compromete a completá-lo durante o Sprint. Nem PO nem Scrum Master nem Gerente de Projeto. É a própria equipe quem diz o que é capaz de entregar, conforme o nível de dificuldade que reconhece nos itens.

Isso sem contar que, com o tempo, a capacidade de julgar o esforço e prever entregas se torna cada vez mais precisa. Logo, melhor será a habilidade da empresa de se preparar para surpreender o cliente positivamente.

De acordo com Jeff Sutherland, um dos criadores do método, a adoção de Scrum pode dobrar a produtividade de uma equipe, qualquer que seja sua área de atuação. Há inclusive times de marketing, conteúdo e agências que recorrem ao Scrum para lidar com a complexidade do dia a dia.

Afinal, como destaca Bruna Goss, content manager da Umbler, o Scrum permite aos profissionais que executam ou gerenciam as tarefas:

  • Entender por que cada tarefa é importante;
  • Receber feedback imediato sobre o que está sendo produzido;
  • Conhecer as prioridades, em vez de se sentir “apagando incêndios”, e
  • Acompanhar a performance do time – por meio dos quadros e reuniões diárias – em vez de microgerenciar.

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